Какой должна быть толщина дела

3.5. Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Оформление рефератов

Оформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

4.3.5. Оформление сделки

4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

5.2. Документальное оформление

5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября

Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах и формирование заявок»

Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах и формирование заявок» Данный подпроцесс включает в себя четыре основных этапа:• формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах;• подготовка и оформление заявки заказчиком, согласование заявки на

1.2. Оформление сделок

1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

3.4. Оформление отпусков

3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

2.4. Оформление результатов проверки

2.4. Оформление результатов проверки В соответствии с положениями ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» по

2.5. Оформление трудовой книжки

2.5. Оформление трудовой книжки На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае, если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной

4.1. Оформление отпуска

4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

2.6.4. Оформление отпуска

2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:• должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Глава 3 Таможенное оформление

Глава 3 Таможенное оформление 3.1. Понятие таможенного оформления Все товары и транспортные средства, перемещаемые через таможенную границу РФ, подлежат таможенному оформлению и таможенному контролю в порядке и на условиях, предусмотренных ТмК РФ.Под таможенным

1.1. Оформление реквизитов

1.1. Оформление реквизитов Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях

Размер и оформление резюме

Размер и оформление резюме Основное достоинство резюме – краткость. Инвестор должен прочитать его не более чем за пять минут. Следовательно, объем резюме не превышает двух-трех страниц. Приемлемым считается и резюме, изложенное на одной странице. Резюме должно быть

Шрифтовое оформление

Шрифтовое оформление Арт-директор должен не только тщательно выбирать цвета, но и разрабатывать шрифтовой оформление рекламы, т. е. внешний вид печатных текстов с точки зрения шрифтового стиля и размера букв. В большинстве случаев хорошее использование шрифтов не

Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле?

Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно. Но что если дело в электронном виде?

Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно – чтобы папки были удобными в работе, «подъёмными» и примерно равными по объёму. Сохраняется ли требование, если дело ведётся в электронном виде?

В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам

Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде. Она задумалась: «На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов. Делается это для проверки комплектности. Но как быть с документами в электронном виде?». И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении? Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел? Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них?

В общем, вопросов очень много. К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены Приказом №71 Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года.

Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения».

Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела. Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в долговременный архив. Подробная информация по теме – в статье ECM-Journal.

Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел. Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность. В Правилах делопроизводства 2019 года используется новый термин – «электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе».

Какой должна быть толщина дела

Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1986. — С. 33-34.. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» См.: ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. — М., 1985..

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

наименование структурного подразделения;

дата дела (на данном этапе — год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например, на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела — эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, — это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний -в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».

В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. Методическое руководство за правильностью формирования осуществляют служба ДОУ, ведомственный и государственные архивы.

Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.

3. Когда дело считается заведенным?

4. Что включает в себя формирование дела?

5. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.

6. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение делопроизводственного года?

7. Кто занимается формированием документов в дела в организации?

8. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?